Porządki w plikach: system, który przetrwa rok

Zacznij od trzech katalogów

Minimalna sensowna struktura to trzy katalogi główne: bieżące, archiwum i zasoby. Wszystko, nad czym pracujesz teraz, trafia do pierwszego, zakończone sprawy do drugiego.

Katalog zasobów przechowuje rzeczy używane wielokrotnie: szablony, logotypy, dokumenty referencyjne. Nie mieszają się wtedy z materiałami roboczymi.

Głębokość struktury warto ograniczyć do trzech poziomów. Powyżej tego pliki gubią się skuteczniej niż w płaskim katalogu, bo nikt nie pamięta ścieżki.

Nazwy plików robią różnicę

Nazwa powinna zaczynać się od daty w formacie rok-miesiąc-dzień. Dzięki temu sortowanie alfabetyczne jest jednocześnie sortowaniem chronologicznym.

Po dacie warto umieścić krótki opis i wersję. Zapis w rodzaju wersja druga sprawdza się lepiej niż finalna, ostateczna czy poprawiona, bo nie prowokuje kolejnych określeń.

Konsekwencja jest ważniejsza niż konkretna konwencja. Nawet niedoskonały schemat stosowany do wszystkich plików działa lepiej niż trzy schematy naraz.

Archiwizacja raz na kwartał

Przenoszenie zakończonych spraw do archiwum warto robić cyklicznie. Kwartał jest dobrym rytmem: wystarczająco często, żeby nie było to zadanie na cały dzień.

Podczas archiwizacji warto od razu usuwać pliki tymczasowe i wersje robocze. Zwykle zajmują więcej miejsca niż materiały finalne i utrudniają wyszukiwanie.

Archiwum nie musi być na tym samym dysku. Przeniesienie go na nośnik zewnętrzny zwalnia miejsce i jednocześnie tworzy dodatkową kopię danych.

Wyszukiwanie zamiast przeglądania

Nowoczesne systemy dobrze wyszukują po nazwie i treści. Dobrze nazwany plik znajdziesz w kilka sekund, niezależnie od tego, w którym katalogu leży.

Warto nauczyć się kilku operatorów wyszukiwania: filtrowania po dacie, typie pliku i lokalizacji. To umiejętność, która zwraca się wielokrotnie.

Tagi i kolorowe etykiety mają sens tylko wtedy, gdy używa się ich konsekwentnie. W praktyce większość osób lepiej radzi sobie z dobrym nazewnictwem niż z rozbudowanym systemem znaczników.

Skanowanie dokumentów papierowych

Papierowe dokumenty warto skanować od razu przy odbiorze. Telefon z aplikacją skanującą daje wystarczającą jakość, o ile zdjęcie robione jest przy równym świetle.

Format PDF jest wygodniejszy niż pojedyncze zdjęcia, zwłaszcza przy wielostronicowych dokumentach. Ułatwia też wysyłkę i archiwizację.

Dokumenty ważne prawnie należy zachować także w oryginale. Skan jest wygodną kopią roboczą, ale nie zastępuje papieru w większości formalnych sytuacji.

Warto oznaczać skany tą samą konwencją nazw co pliki cyfrowe. Wtedy wyszukiwanie działa jednakowo niezależnie od pochodzenia dokumentu.